Zeitmanagement für Lehrer – Aufgaben stressfrei und zeitsparend erledigen

Die nächste Stunde muss vorbereitet, die letzte Klassenarbeit korrigiert und der kommende Elternabend organisiert werden – kein Wunder, dass viele Lehrkräfte unter dieser Fülle von Aufgaben ächzen. Unsere Tipps für ein bewusstes und systematisches Zeitmanagement helfen dir, deine Zeit sinnvoll und effizient zu nutzen.

Wer kennt das nicht: Man steht vor einem Berg von Arbeit und weiß nicht mehr, wo man anfangen soll. Oder man erledigt alles auf den letzten Drücker und gerät in Zeitnot. Nicht nur Lehrkräfte haben mit diesen Herausforderungen zu kämpfen. Auch bevor es den Kapitalismus und die Digitalisierung gab, haben Menschen damit zu kämpfen gehabt – und nach Lösungen durch Zeitmanagement gesucht. Der Legende nach benutzte Karl der Große markierte Kerzen, um sich seine Zeit sinnvoll einzuteilen. Und Napoleon beantwortete angeblich seine gesamte Korrespondenz erst nach sechs Wochen, in der Hoffnung, dass sich dadurch vieles von selber erledigen würde.

Hier stellen wir einige Tipps für ein gutes Zeitmanagement vor, die sich insbesondere im Lehrerberuf bewährt haben:

1. Organisiere deinen Tag mit einem Tagesplan

Ein Tagesplan macht dich zum Gestalter deines Tages. Mit ihm bist du kein Getriebener von zahllosen im Kopf herumflatternden Aufgaben, sondern hast ein einfaches Werkzeug zur Hand, das dir Überblick und Halt gibt und dir hilft, dich ganz auf die Erledigung deiner Aufgaben zu konzentrieren.

Was sollte alles in deinen Tagesplan rein?

• Deine festen Termine: Schultermine, Freistunden, auch feste Termine außerhalb der Arbeit (Sport, Treffen mit Freunden etc.)
• Deine To-dos: Unterrichtsvorbereitung, Korrekturen, Recherche etc.

Wie führe ich den Tagesplan?

Manche schwören auf Apps wie z.B. Evernote, OneNote oder Wunderlist. Für andere wiederum sind Notizbücher oder Kalender die bessere Wahl. Wir haben einen heimlichen Favoriten – das sogenannte Bullet Journal. Es fasst Terminkalender, To-do-Listen, Notizen und alles, was sonst noch wichtig ist (wie z.B. deine Stundenplanung) in einem einfachen Notizbuch zusammen – und das, ohne dabei den Überblick zu verlieren. Hier geht’s zu unserer Einführung ins Bullet Journaling.

2. Die 2-Minuten-Regel: Erledige kleine Aufgaben sofort anstatt sie auf später zu verschieben

Zu einem guten Zeitmanagement gehört es, möglichst effektiv mit „Kleinstaufgaben“ umzugehen, die insbesondere im Lehrerberuf unheimlich viel Platz in Anspruch nehmen: einen Anruf tätigen, eine Lektüre bestellen, Materialen einscannen etc.

Jede für sich genommen benötigt zur Erledigung nicht viel Zeit. Sammeln sie sich jedoch an, weil man sie aufschiebt, können sie einen schon mal den halben Tag beschäftigen und von den wirklich wichtigen To-dos abhalten.

Der Berg an Aufgaben sollte daher gar nicht erst entstehen und Kleinstaufgaben sofort erledigt werden. Aber was macht eine Aufgabe zu einer Kleinstaufgabe? Eine gute Faustregel ist die 2-Minuten-Regel: Dauert etwas weniger als 2 Minuten, ist es eine Kleinstaufgabe und sollte sofort erledigt werden. Dauert es länger, sollte die Aufgabe in deine Tages- oder Wochenplanung einfließen und in dem von dir vorgesehenem Zeitfenster abgearbeitet werden.

3. Lege dir Zeitfenster für deine Aufgaben fest und halte dich an sie

Dies führt zu der nächsten wichtigen Regel für ein gutes Zeitmanagement: Man sollte für die Erledigung einer Aufgabe nur die Zeit aufwenden, die einem dafür zur Verfügung steht. Ein Beispiel: Man legt im Rahmen seiner Unterrichtsvorbereitung fest, dass man für eine Internetrecherche 15 Minuten investiert. Und dann hält man sich an diesen Plan. Kein Abschweifen, keine zusätzliche Recherche – egal, wie verlockend es sein mag. Denn nur so ist es gewährleistet, dass man für die folgenden Aufgaben keine Zeit opfert.

Insbesondere den Perfektionisten unter uns mag diese Regel missfallen. Doch es ist ein Fehler zu glauben, dass man mit mehr Zeit auch automatisch bessere Ergebnisse erzielt. Oft ist eher das Gegenteil der Fall, denn mit der Erhöhung der investierten Zeit steigt auch das Frustrationspotenzial über das Ergebnis, das nie so perfekt sein kann, wie wir es uns wünschen, was wiederum zu noch mehr investierter Zeit und noch mehr Frustration führt …

4. Single- statt Multitasking: Schritt für Schritt kommst du besser ans Ziel

Studien zeigen, dass Menschen nicht in der Lage sind, zwei oder mehrere Aufgaben, die hohe Konzentration erfordern, gleichzeitig zu erledigen. Unser Gehirn ist einfach nicht auf Multitasking ausgelegt. Man sollte es daher vermeiden, neben der Korrektur der Klassenarbeiten noch die Internetrecherche für die nächste Stunde zu machen und gleichzeitig noch den nahenden Elternabend zu organisiert.

Die Alternative? Singletasking! Arbeite konsequent eine Aufgabe nach der nächsten ab. Dies ist nicht nur effizienter, sondern erhöht auch die persönliche Zufriedenheit, weil jede erledigte Aufgabe ein kleines Erfolgserlebnis mit sich bringt.

5. Ordne dein Papier- und Gedankenchaos mit einem Inbox-System

Papier gehört immer noch zum Lehrerdasein wie Tafel und Kreide. Die vielen organisatorischen Aufgaben, die es zu erledigen gilt – Notenlisten verwalten, Klassenbücher überprüfen, Arbeitsblätter kopieren etc. – führen oft zu einem wahnwitzigen Papier- und Zettelchaos, das irgendwie gemanagt werden will.

Eine gute Möglichkeit, das Chaos auf deinem Schreibtisch zu ordnen, ist die Inbox. Sie ist im Prinzip nichts anderes als eine Ablage: Dein Ort für alles, was gerade nicht bearbeitet werden kann.

Man kann zwei Arten der Inbox unterscheiden: eine für Dokumente und eine für Ideen und Aufgaben.

Die Inbox für Dokumente ist eine klassische Schreibtischablage mit mehreren Fächern: für Unterrichtsmaterialien, Rechnungen, Prüfungen etc. Welche und wie viele es letztendlich sein müssen, hängt von dir persönlich und deinem Papierverbrauch ab.

Bei der Inbox für Ideen und neue Aufgaben geht es hingegen weniger um das Papierchaos als um das Chaos in deinem Kopf. Die besten Ideen kommen einem ja bekanntlich beim Duschen, im Auto und in anderen ungünstigen Momenten. Und neue Probleme, To-dos und Termine flattern dazu den ganzen Tag hinein. Um sicherzustellen, dass dies alles nicht in den hintersten Winkeln deines Gehirns verloren geht, hilft die Inbox.

Der erste Schritt ist, dass du alles, was neu rein kommt (ob eine Unterrichtsidee, ein Buch, das du unbedingt lesen willst, oder das Shampoo, dass du noch einkaufen musst), erst einmal notierst. Die Idee/Aufgabe soll noch in keine To-do-Liste eingepflegt, sondern einfach festgehalten werden.

Der zweite Schritt ist, dir ein festes Zeitfenster zu nehmen (z.B. 5 Minuten am Abend), um die Inbox des Tages zu leeren und die verschiedenen Ideen und neuen Aufgaben zu übertragen – auf die Tagesplanung, deine To-dos oder deine Ideenliste.

Welches Tool du für die Inbox nutzt, hängt von deinen persönlichen Vorlieben ab. Es kann eine Seite in deinem Kalender sein, dein Notizbuch oder eine App. Wichtiger als das Tool ist, dass du die Inbox fortlaufend führst, regelmäßig kontrollierst und deine Aufgaben überträgst.

6. Zieh eine Trennlinie zwischen Arbeit und Freizeit

Gutes Zeitmanagement heißt auch zu wissen, wann Zeit nicht „gemanagt“ werden muss. Anders gesagt: Genauso wichtig wie eine effiziente Nutzung der Arbeitszeit ist das Abschalten während der Freizeit.

Dies ist der vielleicht am schwierigsten umzusetzende Punkt von allen. Lehrkräfte arbeiten zu einem großen Teil von zu Hause aus und dies führt oft dazu, dass die Distanz zur Arbeit schwindet. Es gibt immer noch etwas zu tun, sei es den Test zu kontrollieren oder die Notenliste für den Elternsprechtag noch schnell auszudrucken. Abschalten fällt schwer, wenn einem die Dinge direkt vor der Nase liegen.

Wie lässt sich das ändern? Zum einen kann man versuchen, seinen Arbeitsplatz mehr und mehr in die Schule zu verlegen. Zum Beispiel, indem man sich mit Kollegen ein Büroraum teilt. Zum anderen sollte man in den eigenen vier Wänden eine räumliche und zeitliche Trennung zwischen Arbeit und Privat umsetzen. Etwa, indem man den Arbeits-PC nicht für private Zwecke nutzt (genauso wie den privaten Rechner nicht für Arbeitszwecke) oder die Tür zum Arbeitszimmer nach Feierabend verschließt. Klingt hart, ist aber wichtig, um den Kopf frei zu bekommen und die Kraft zu tanken, die man für den nächsten Tag im Klassenzimmer wieder braucht.