Elternsprechtag: Tipps zur Vorbereitung für Lehrer

Elternsprechtage sind für Lehrer eine echte Herausforderung und ähneln manchmal einem Marathon. Und wie bei einem richtigen Marathon zahlt sich auch hier eine gute Vorbereitung aus. Was ihr dabei alles beachten solltet, erfahrt ihr hier – inkl. Druckvorlagen für Rücklaufzettel und Gesprächsprotokolle.

Mindestens einmal im Jahr steht er an: der Elternsprechtag. Von der Organisation über die Vorbereitung bis zur Durchführung erfordert er für Lehrerinnen und Lehrer einiges an Arbeit. Aber die ist gut investiert, denn der Elternsprechtag ist ein wichtiges Instrument der schulischen Elternarbeit: Er bietet die Gelegenheit, die Eltern über das Verhalten und die Leistungen des Kindes zu informieren und mit ihnen gemeinsam nach Lösungsmöglichkeiten bei eventuellen Problemen zu suchen.

Entdeckt im Folgenden einige Tipps und Tricks, mit denen ihr den Elternsprechtag produktiv und effizient über die Bühne bringt:

Terminplanung: Einladung und Rücklaufzettel für den Elternsprechtag

Falls ihr euch selbst um die Planung und Vergabe der Termine kümmern müsst, empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Mindestens 4 Wochen vor dem angesetzten Elternsprechtag solltet ihr den Eltern Uhrzeit und Ort bekannt geben und sie bitten, sich schriftlich zurückzumelden, ob und wann sie zum Elternsprechtag kommen wollen. Dies sind eure wichtigsten Infos für die Planung, also seid klar und gründlich in der Kommunikation, so dass alle Eltern Bescheid wissen und die Möglichkeit zur Anmeldung unkompliziert wahrnehmen können. Anhand ihrer Rückmeldungen erstellt ihr dann einen Terminplan, den alle angemeldeten Eltern erhalten.

Wir haben für euch eine kostenlose Vorlage erstellt, die ihr sowohl für die Einladung als auch für die Terminplanung nutzen könnt. Tragt dafür einfach die jeweiligen Daten zum Termin in die die dafür vorgesehenen Felder ein und legt passende Zeitfenster für die Terminwünsche der Eltern fest.

Vorlage: Einladung zum Elternsprechtag

Zeitplanung: Nicht zu knapp kalkulieren – und Pausen mit einrechnen

Ihr solltet die einzelnen Gespräche zeitlich nicht zu knapp kalkulieren. Das ein Gespräch abgebrochen werden muss, weil die nächsten Eltern schon an die Tür klopfen, wäre eine unangenehme Situation.

Auf der anderen Seite müsst ihr das große Ganze im Blick haben – und allen Eltern die gleiche Zeit und Aufmerksamkeit geben. Um beides unter einen Hut zu bekommen, sind rund 15 Minuten pro Elterngespräch eine gute Dauer.

Vergesst bei der Zeitplanung auch nicht, für euch Pausen zu berücksichtigen. 15 Minuten Pause nach einer Handvoll Gespräche sollten auf jeden Fall drin sein.

Den Elternsprechtag vorbereiten: Stärken und Schwächen der Schüler analysieren

Nachdem bekannt ist, wer alles zum Elternsprechtag kommt, könnt ihr euch auf die Gespräche vorbereiten.

Versucht euch ein klares Bild von der Persönlichkeit des Schülers und dessen Leistungen zu machen. Fragt euch, wo seine Stärken, wo seine Schwächen liegen.

Nutzt dafür eure Unterlagen zur Vorbereitung und nehmt sie mit, um eurer Ausführungen im Fall der Fälle belegen zu können:

  • Das Notenbuch
  • Probearbeiten des Schülers
  • Hefteinträge oder Hausaufgaben
  • Eure Schülerbeobachtungen
Beobachtungsbögen

In der meinUnterricht-Datenbank findet ihr jede Menge Beobachtungsbögen für bestimmte Kompetenzen in den unterschiedlichen Fächern.

Spickzettel für den Elternsprechtag anfertigen

Im Gespräch selbst sind die erwähnten Unterlagen allerdings nur euer Plan B – zum Beispiel, wenn ihr eine Aussage über den Schüler belegen müsst, weil euch die Eltern nicht glauben wollen.

Besser, weil übersichtlicher und schneller zu erfassen, sind kleine „Spickzettel“ (z.B. Karteikarten), auf denen ihr die wichtigsten Infos über den jeweiligen Schüler im Vorfeld notiert. Dazu gehören seine schriftlichen und mündlichen Noten, aber auch Stichwörter zu seinem Verhalten und Entwicklungsmöglichkeiten. Fragt euch: Woran muss der Schüler mit der Hilfe der Eltern noch arbeiten? Welche Stärken sollen ausgebaut werden? Welche Lösungsansätze bzw. Fördermöglichkeiten seht ihr?

Oder ihr nutzt unseren Planungsbogen für Elterngespräche, der für euch auf unserer Plattform zum kostenlosen Download bereitsteht. Je besser ihr vorbereitet seid, desto leichter wird euch das Gespräch fallen.

Planungsbogen Elterngespräch

Eine angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen

Eine offene, angenehme Gesprächsatmosphäre hilft den Eltern, sich auf das Gespräch einzulassen. Fühlen sie sich wohl, macht es das Gespräch auch für euch leichter.

Stellt ihnen kleine Snacks zur Verfügung und bietet ihnen etwas zu Trinken an. So fühlen sie sich gleich willkommen.

Achtet auch auf die Situation und Atmosphäre im Raum: Gerade bei schwierigen Gesprächen kann es helfen, dass sich die Eltern auf gleicher Sitzhöhe mit euch befinden, dass sie euch schräg – und nicht frontal – gegenüber sitzen und dass keine Barrieren (wie etwa ein Tisch) zwischen ihnen und euch stehen.

Das Elterngespräch gut strukturieren – Tipps zum Ablauf

1. Nach der Begrüßung solltet ihr die Eltern über die Zeit informieren, die für das Gespräch zur Verfügung steht.

2. Geht auf die Eltern zu und fragt sie nach ihrem Gesprächsgrund: Worüber möchten sie sprechen? Gibt es einen bestimmten Anlass? Haben sie keinen genauen Grund, liegt es an euch, eure Eindrücke des Schülers zu schildern.

3. Gebt den Eltern einen Überblick über der Stärken und Schwächen des Schülers und klärt mit ihnen den Förder- und Entwicklungsbedarf. Auch hier gilt, gemeinsam nach der Lösung zu suchen und den Eltern nichts diktieren. Lasst natürlich eure fachmännischen Ansichten mit einfließen, gebt ihnen aber genug Raum, um sich aktiv einzubringen. Bedenkt dabei jedoch, dass die knappen Zeitfenster bei einem Elternsprechtag nur einen Überblick und einen relativ kurzen Austausch ermöglichen – Krisengespräche oder das Besprechen von tiefgehenden, komplexen Fördermaßnahmen sollten daher auf einen seperaten Termin verlegt werden.

4. Zum Schluss kann die Bitte um ein kurzes Feedback stehen. Sind die Eltern mit den erarbeiteten Lösungsvorschlägen zufrieden und können damit zu Hause arbeiten?

Die Gesprächsergebnisse schriftlich festhalten

Fasst am Ende des Gesprächs nochmals die wichtigsten Punkte und Vereinbarungen zusammen und haltet diese schriftlich in einem Gesprächsprotokoll fest, dass ihr auch den Eltern zum Unterzeichnen vorlegt. Dafür könnt ihr z.B. unsere kostenlose Druckvorlage für ein Gesprächsprotokoll verwenden.

Gesprächsprotokoll für Lehrkräfte

Das Protokoll ist wichtig, denn es ist Grundlage für den nächsten Termin und hält fest, welche Schritte folgen sollen und wer für welche Punkte verantwortlich ist. Ein schöne Idee ist auch das Anfertigen einer Vorlage, die den jeweiligen Leistungsstand der Schüler und die Eindrücke der Eltern dokumentiert (haben wir z.B. hier gesehen).